Název agendy

Ubytovací služby

Účel zpracování

Zajištění ubytování osob v objektech ASPO:

• v areálech s omezeným přístupem
• ve veřejně dostupných.

Kdo zpracovává

Provozní ubytovny – kmenový zaměstnanec ASPO,

Účetní – kmenový zaměstnanec ASPO,

Správce systému RecSys – kmenový zaměstnanec ASPO,

Recepční – externí zpracovatel (dodavatel služeb),

Subjekt údajů, jehož osobní údaje se zpracovávají

Ubytované osoby:

• občané České republiky,
  
  • vojáci a osoby ve vztahu k Ministerstvu obrany ČR a jeho příspěvkovým organizacím,
  • široká veřejnost.
• cizinci.

Osobní údaje, které se zpracovávají

Cizinci:

• jméno a příjmení,
• den, měsíc, rok narození,
• státní občanství,
• trvalé bydliště v zahraničí,
• číslo cestovního dokladu a víza (číslo občanského průkazu),
• počátek a konec ubytování,
• účel pobytu na území ČR.

Občané ČR:

• jméno a příjmení (i nájemci bytových jednotek),
• adresa místa trvalého pobytu (i nájemci bytových jednotek),
• doba ubytování,
• účel pobytu,
• číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu,
• den, měsíc, rok narození,
• status,
• typ pobytu,
• hodnost,
• případně číslo vojenského útvaru.
• podpis.

Právní titul a právní úprava

Zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích,

Cizinci – zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území ČR.

Datum narození, status a typ pobytu jsou zpracovávány z důvodu oprávněného zájmu zpracovatele – pro stanovení správné ceny za ubytování.

Hodnost vyplňují pouze vojáci – z důvodu vojenských předpisů.

Číslo vojenského útvaru – kvůli vyžadovaným statistikám ze strany MO.

Pole datum narození – požadováno výhradně pro účely:

• identifikace klienta
• uzavření smlouvy pro dlouhodobě ubytované.

Popis, jak je subjekt údajů informován o zpracování

Informačním textem v rezervačním formuláři a na recepci ubytoven – obsahuje popis účelu zpracování vyžadovaných osobních údajů a informaci o zpracovatelích osobních údajů (zejména o externí společnosti zajišťující recepční služby).

Ustanovením o ochraně osobních údajů ve smlouvě (dlouhodobě ubytovaní) obsahujícím informace o zpracovateli, účelu a době zpracování.

Způsob zpracování (papírově, elektronicky)

Elektronicky v systému RecSys.

V ubytovacích zařízeních je vedena ubytovací kniha v listinné podobě.

V případě evidence cizinců je ubytovací kniha vedena vždy v listinné podobě pro účely kontroly policií. Dle § 101 odst. 2 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území ČR je digitalizovaná podoba pro účely kontroly vyloučena.

Smlouvy s dlouhodobě ubytovanými jsou uchovávány v listinné podobě a ve formě elektronického záznamu v systému RecSys.

Způsob uložení (kartotéka, informační systém – název)

Informační systém RecSys – šifrovaná databáze,

příruční spisovny provozních ubytoven (uzamykatelná skříň v uzamykatelné kanceláři).

Využití zpracovatele údajů (ano/ne)

ANO – poskytování úklidových a pokojských služeb, recepčních služeb a venkovních úklidů v zařízeních AS-PO – externí dodavatel vázaný smlouvou – pro každou ubytovnu specifický poskytovatel.

Příjemce údajů

Hlášení o pobytu cizinců – cizinecká policie,

Statistické účely – zřizovatel (Ministerstvo obrany),

Poplatky - místní samospráva.

Předání do zahraničí (ano/ne)

NE

Přístupová oprávnění

Recepční – základní informace pro ověření totožnosti ubytované osoby, možnost pořízení základních údajů ubytované osoby, pokladní doklad.

Provozní – kompletní informace o ubytovaných osobách pro účely vymáhání pohledávek, uzavírání smluvních vztahů s dlouhodobě ubytovanými, hlášení pro cizineckou policii a odvody místní samosprávě.

Účetní – kompletní informace o ubytovaných osobách pro účely vymáhání pohledávek,

Popis opatření k zajištění požadované ochrany osobních údajů

Hierarchické nastavení přístupových oprávnění,

šifrování databáze.

Doba uchování dle Spisového a skartačního řádu

V souladu s platnými legislativními předpisy – domovní knihu (případně dokumenty nebo záznamy nahrazující domovní knihu) uchovává ubytovatel po dobu 6 let od provedení posledního záznamu.